„The Digital Company„: E-mail, eine heikle Wissenschaft.

„The Digital Company“, unter diesem bewusst trendigen und trendigen Namen, der auf Französisch mit „l’entreprise numérique“ übersetzt werden könnte, möchte DONE eine Reihe von Artikeln veröffentlichen, die sich auf die B2B-Beratung zu digitalen Tools am Arbeitsplatz konzentrieren, die immer noch zu oft nicht optimal genutzt werden. In diesem Artikel, dem ersten Teil der Saga, werden wir die besten Praktiken bei der Konfiguration von Postfächern und dem Senden von E-Mails überprüfen und die (vielen) zu vermeidenden Fallstricke auflisten.

Die Probleme im Zusammenhang mit E-Mails sind vielfältig. Zuerst einmal ist es wichtig, einen passenden Namen für Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse zu finden. Tatsächlich verwenden noch zu viele Menschen E-Mail-Adressen, die sicherlich bunt (“ Sweetmouse66@… „, “ Immoking@… „), aber unprofessionell sind, was nicht nur schädliche Folgen für die Glaubwürdigkeit haben kann, sondern von den Gesprächspartnern auch als Spam betrachtet werden kann. Gleichzeitig verwenden zu viele Menschen verschiedene E-Mail-Konten für denselben Gesprächspartner oder dasselbe Problem. Dies ist für die Gesprächspartner, die nicht mehr wissen, an welche Adresse sie antworten sollen, sehr verwirrend und möglicherweise sogar Zweifel an der Authentizität des Absenders haben. Daher ist es für jedes Unternehmen ratsam, für alle seine Mitarbeiter das gleiche Standard-E-Mail-Format (z. B. prénom.nom@société.pays) zu verwenden. Das Gleiche gilt für die Domain, wo es wichtig ist, Verbraucherlösungen wie Hotmail, Yahoo oder Google Mail zu vermeiden, um nur einige zu nennen. Eine Hotmail-, Yahoo- oder Google Mail-Erweiterung in Ihrer E-Mail-Adresse als Unternehmer entfernt auch die Glaubwürdigkeit. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass einige Webmail-Unternehmen für Privatanwender qualitativ hochwertige Geschäftslösungen wie z.B. Google Mail anbieten.

Was die Frage der Wahl des zu verwendenden E-Mail-Postfachs betrifft, so ist es entscheidend. Tatsächlich ist es unerlässlich, die E-Mail-Kommunikation im Zusammenhang mit beruflichen Aktivitäten von persönlichen Aktivitäten zu trennen. Mit anderen Worten, es wird dringend davon abgeraten, Ihren persönlichen E-Mail-Eingang für geschäftliche Zwecke zu verwenden. Die jüngsten Rückschläge von Hilary Clinton in dieser Hinsicht, die ihr persönliches E-Mail-Konto im Rahmen ihrer Aufgaben als Chef der amerikanischen Diplomatie genutzt hat, sind sicherlich das beste Beispiel. Da die verschiedenen E-Mail-Konten heutzutage sehr oft innerhalb derselben Schnittstelle verwaltet werden, ist es immer notwendig, sehr wachsam zu bleiben.

Wenn diese Überlegungen berücksichtigt sind, kommen wir zum Kern der Sache, zum Textkörper der E-Mail. Hier sind eine ganze Reihe von Fragen, die den Betreff der E-Mail, den Grad der Priorität oder sogar das Layout betreffen, die wir alle überprüfen werden.

In Bezug auf den Betreff der E-Mail ist es wichtig, nicht nur die Anfragen zu berücksichtigen, die Sie stellen möchten, sondern auch die Ihres Gesprächspartners. Der „Betreff“ soll die wichtigen Punkte des Inhalts der E-Mail hervorheben und damit die Neugierde des Empfängers wecken. Mit anderen Worten, der „Betreff“ muss die Art der Mail einfach, kurz (weniger als zehn Wörter) und direkt beschreiben und darf nicht im Widerspruch zum Inhalt stehen. Natürlich können E-Mails ohne Objekt oder mit immer identischen Objekten unerschwinglich sein und leicht in den Papierkorb des Empfängers gelangen. Solange der Austausch zwischen den Empfängern gleich bleibt, ist es wichtig, in der betreffenden E-Mail zu antworten und keine neue E-Mail zu schreiben, damit alle Informationen leicht an einem Ort gespeichert und somit leicht zu finden oder an Dritte zu senden sind. Darüber hinaus ist es auf der Ebene der E-Mail-Adresszeile notwendig, bei der Verwendung der drei verfügbaren Felder („A“, „CC“ und „CCI“) nicht streng zu sein. Die Adressen in den Feldern „A“ sind für alle Empfänger sichtbar. Wenn es notwendig ist, eine große Anzahl von Empfängern in dieses Feld einzubeziehen, ist es besser, eine Gruppe, also eine „Mailingliste“, zu erstellen, um durch die Synchronisation Zeit auf Smartphones zu sparen und niemanden zu vergessen, wenn Sie das nächste Mal gruppierte E-Mails des gleichen Typs versenden. Das Feld „CC“ für „Carbon Copy“ ermöglicht es Ihnen, zwischen Haupt- und Nebenempfänger zu unterscheiden. Es ist üblich, diejenigen als Nebenempfänger zu betrachten, von denen wir keine Antwort erwarten, die wir aber auf dem Laufenden halten möchten. Durch die Verwendung des Feldes „CC“ werden somit endlose Antwortketten vermieden, die sich in einer Mailbox ansammeln können. Schließlich zielt das Feld „CCI“ für „Invisible Carbon Copy“ darauf ab, eine Person ohne Wissen der anderen Empfänger in den E-Mail-Austausch zu integrieren oder deren Anonymität zu schützen.

Die Verwaltung von E-Mail-Prioritäten ist ganz einfach. Es gibt im Allgemeinen drei Prioritätsstufen: hoch, normal und niedrig. Der Zweck der „hohen“ Priorität besteht darin, der anderen Partei mitzuteilen, dass die übermittelten Informationen oder die zu ergreifenden Maßnahmen dringend oder von größter Bedeutung sind. Diese Funktion sollte natürlich nicht mit Ihren Gesprächspartnern missbraucht werden, sonst werden dringende E-Mails nicht mehr ernst genommen. Die durchschnittliche Stufe entspricht, wie der Name schon sagt, einer Standard-E-Mail. Die „niedrige“ Priorität wird selten verwendet, eignet sich aber z.B. gut für den Versand von Newslettern.

Das Layout einer E-Mail ist identisch mit dem eines klassischen Briefes. Sie beginnt mit Datum und Uhrzeit (vom System generiert) und dem Objekt (dediziertes Feld), dann mit entsprechenden Ansagen im Mailtext. Hinsichtlich des zu vermittelnden Inhalts sind bestimmte Gestaltungsregeln zu beachten. Die wichtigste Regel ist, den Inhalt der Nachricht an den Kontext und den Korrespondenten anzupassen. Eine weitere wichtige Regel ist die Wichtigkeit, sich vorzustellen, wenn die Person, mit der man spricht, jemand ist, den man nicht kennt. Es ist interessant, den Körper der Post als eine umgekehrte Pyramide zu betrachten. Konkret beginnen Sie Ihren Text in einem umgekehrten Pyramidenplan mit den wichtigsten Informationen der Nachricht, die in der Regel aus dem Betreff der E-Mail stammen (siehe oben, Absatz 3).

Die anderen Informationen erscheinen dann in abnehmender Reihenfolge, aus dem einfachen Grund, dass der erste Teil der Mail mehr gelesen wird als der folgende. Was die Formulierung betrifft, so ist das Prinzip ein Absatz pro sekundärer Idee, idealerweise mit maximal vier Absätzen (je drei oder vier Zeilen). Es ist auch eine gute Idee, die Sätze kurz zu halten und sicherzustellen, dass die verwendete Sprache allgemein (mit einigen Ausnahmen) und professionell ist. Wie ein klassischer Brief muss eine E-Mail immer mit einer höflichen Formel und einer Unterschrift abgeschlossen werden. Auch hier hängt die höfliche Formel von der Beziehung ab, die Sie zu Ihrem Gesprächspartner haben. Was die Unterschrift betrifft, so ist für alle Mitarbeiter ein identischer Block mit der Firmenidentität zu bevorzugen, der mindestens Vorname, Nachname, Position, Berufsadresse und Telefonnummer der betreffenden Person enthält.