{"id":3992,"date":"2019-06-18T12:13:46","date_gmt":"2019-06-18T10:13:46","guid":{"rendered":"https:\/\/done.lu\/?p=3992"},"modified":"2021-03-23T15:22:39","modified_gmt":"2021-03-23T14:22:39","slug":"the-digital-company-le-courrier-electronique-une-science-delicate","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/done.lu\/fr\/the-digital-company-le-courrier-electronique-une-science-delicate\/","title":{"rendered":"\u00ab\u00a0The Digital Company\u00a0\u00bb : Le courrier \u00e9lectronique, une science d\u00e9licate."},"content":{"rendered":"

[vc_section full_width=\u00a0\u00bbstretch_row_content\u00a0\u00bb parallax=\u00a0\u00bbcontent-moving\u00a0\u00bb parallax_speed_bg=\u00a0\u00bb2.5″ el_id=\u00a0\u00bbintro\u00a0\u00bb css=\u00a0\u00bb.vc_custom_1596635908694{background-image: url(\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/BG-STARS.jpg?id=109) !important;}\u00a0\u00bb][vc_row el_id=\u00a0\u00bbiss\u00a0\u00bb css=\u00a0\u00bb.vc_custom_1596635068619{background-image: url(\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/Moon.png?id=116) !important;}\u00a0\u00bb][vc_column][vc_single_image image=\u00a0\u00bb113″ img_size=\u00a0\u00bbfull\u00a0\u00bb alignment=\u00a0\u00bbcenter\u00a0\u00bb el_class=\u00a0\u00bbno-space-img\u00a0\u00bb][\/vc_column][\/vc_row][\/vc_section][vc_section el_id=\u00a0\u00bbblog-content\u00a0\u00bb][vc_row][vc_column][vc_column_text el_class=\u00a0\u00bbal-center\u00a0\u00bb]<\/p>\n

\u00ab\u00a0The Digital Company<\/span>\u00a0\u00bb : Le courrier \u00e9lectronique, une science d\u00e9licate.<\/h1>\n

[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]\u00ab\u00a0The Digital Company\u00a0\u00bb, c’est sous ce nom volontairement branch\u00e9 et tendance, qui pourrait se traduire par \u00ab\u00a0l’entreprise num\u00e9rique\u00a0\u00bb en fran\u00e7ais, que DONE souhaite lancer une s\u00e9rie d’articles ax\u00e9s sur le conseil B2B en mati\u00e8re d’outils num\u00e9riques sur le lieu de travail, qui sont encore trop souvent mal utilis\u00e9s. Dans cet article, premier volet de la saga, nous passerons en revue les meilleures pratiques en mati\u00e8re de configuration des bo\u00eetes aux lettres et d’envoi de courriels et dresserons la liste des (nombreux) pi\u00e8ges \u00e0 \u00e9viter.<\/strong><\/p>\n

Tout d’abord, il est important de trouver un nom appropri\u00e9 pour l’adresse \u00e9lectronique de votre entreprise. En effet, trop de personnes utilisent encore des adresses \u00e9lectroniques certes color\u00e9es (\u00a0\u00bb Sweetmouse66@… \u00ab\u00a0, \u00a0\u00bb Immoking@… \u00ab\u00a0) mais non professionnelles, ce qui peut non seulement avoir des cons\u00e9quences n\u00e9fastes en termes de cr\u00e9dibilit\u00e9, mais peut \u00e9galement \u00eatre consid\u00e9r\u00e9 comme du spam par les interlocuteurs.<\/p>\n

En m\u00eame temps, trop de personnes utilisent des comptes de messagerie diff\u00e9rents pour le m\u00eame interlocuteur ou le m\u00eame probl\u00e8me. Cela est assez d\u00e9routant pour les interlocuteurs, qui ne savent plus \u00e0 quelle adresse r\u00e9pondre et peuvent m\u00eame avoir des doutes sur l’authenticit\u00e9 de l’exp\u00e9diteur.<\/p>\n

Il est donc conseill\u00e9 \u00e0 toute entreprise d’utiliser le m\u00eame format standard de courrier \u00e9lectronique (par exemple pr\u00e9nom.nom@soci\u00e9t\u00e9.pays) pour tous ses employ\u00e9s. Il en va de m\u00eame pour le domaine, o\u00f9 il est important d’\u00e9viter d’utiliser des solutions grand public comme hotmail, yahoo ou gmail, pour n’en citer que quelques-unes. Le fait d’avoir une extension hotmail, yahoo ou gmail dans son adresse \u00e9lectronique en tant qu’entrepreneur enl\u00e8ve \u00e9galement toute cr\u00e9dibilit\u00e9. Toutefois, il convient de noter que certaines entreprises de webmail grand public proposent des solutions commerciales de haute qualit\u00e9, comme gmail, par exemple.<\/p>\n

En effet, il est essentiel de s\u00e9parer la communication par courrier \u00e9lectronique li\u00e9e aux activit\u00e9s professionnelles des activit\u00e9s personnelles. En d’autres termes, il est fortement d\u00e9conseill\u00e9 d’utiliser sa bo\u00eete de r\u00e9ception de courrier \u00e9lectronique personnelle \u00e0 des fins professionnelles. Les r\u00e9cents revers d’Hilary Clinton \u00e0 cet \u00e9gard, qui a utilis\u00e9 son compte de messagerie personnel dans le cadre de ses fonctions de chef de la diplomatie am\u00e9ricaine, en sont certainement le meilleur exemple. Comme les diff\u00e9rents comptes de messagerie sont tr\u00e8s souvent g\u00e9r\u00e9s au sein d’une m\u00eame interface de nos jours, il est toujours n\u00e9cessaire de rester tr\u00e8s vigilant.<\/p>\n

Voici toute une s\u00e9rie de questions, celles de l’objet du courriel, du degr\u00e9 de priorit\u00e9 ou encore de la mise en page, que nous allons tous revoir.<\/p>\n

En ce qui concerne l’objet du courrier \u00e9lectronique, il est important non seulement de prendre en compte les demandes que vous souhaitez faire, mais aussi de prendre en consid\u00e9ration celles de votre interlocuteur. Le \u00ab\u00a0sujet\u00a0\u00bb est destin\u00e9 \u00e0 mettre en \u00e9vidence les points importants du contenu du courriel et ainsi \u00e0 aiguiser la curiosit\u00e9 du destinataire. En d’autres termes, le \u00ab\u00a0sujet\u00a0\u00bb doit d\u00e9crire la nature du courrier de mani\u00e8re simple, courte (moins de dix mots) et directe, et ne pas \u00eatre en d\u00e9calage avec le contenu. Il va sans dire que les courriers \u00e9lectroniques sans objet ou avec des objets toujours identiques peuvent \u00eatre prohibitifs et se retrouver facilement dans la corbeille du destinataire. En outre, tant que l’objet de l’\u00e9change entre les destinataires reste le m\u00eame, il est important de r\u00e9pondre dans le courriel en question et de ne pas \u00e9crire un nouveau courriel, de sorte que toutes les informations soient facilement stock\u00e9es en un seul endroit et donc faciles \u00e0 trouver ou \u00e0 envoyer \u00e0 des tiers.<\/p>\n

Au niveau de la barre d’adresse \u00e9lectronique, il faut veiller \u00e0 \u00eatre rigoureux dans l’utilisation des trois champs disponibles (\u00ab\u00a0A\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0CC\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0CCI\u00a0\u00bb).
\nLes adresses dans les champs \u00ab\u00a0A\u00a0\u00bb sont visibles par tous les destinataires. Lorsqu’il est n\u00e9cessaire d’inclure un grand nombre de destinataires dans ce champ, il est pr\u00e9f\u00e9rable de cr\u00e9er un groupe, c’est-\u00e0-dire une \u00ab\u00a0liste de diffusion\u00a0\u00bb, afin de gagner du temps sur les smartphones gr\u00e2ce \u00e0 la synchronisation et d’\u00eatre s\u00fbr de n’oublier personne la prochaine fois que vous enverrez des e-mails group\u00e9s du m\u00eame type. Le champ \u00ab\u00a0CC\u00a0\u00bb pour \u00ab\u00a0Carbon Copy\u00a0\u00bb vous permet de distinguer les destinataires principaux et secondaires. Il est d’usage de consid\u00e9rer comme destinataires secondaires ceux que nous n’attendons pas de r\u00e9ponse, mais que nous souhaitons tenir inform\u00e9s. Ainsi, l’utilisation du champ \u00ab\u00a0CC\u00a0\u00bb permet d’\u00e9viter les cha\u00eenes de r\u00e9ponses interminables qui peuvent s’accumuler dans une bo\u00eete aux lettres. Enfin, le champ \u00ab\u00a0CCI\u00a0\u00bb pour \u00ab\u00a0Invisible Carbon Copy\u00a0\u00bb vise \u00e0 int\u00e9grer une personne dans l’\u00e9change de courrier \u00e9lectronique \u00e0 l’insu des autres destinataires ou dont l’anonymat doit \u00eatre prot\u00e9g\u00e9.<\/p>\n

Il existe g\u00e9n\u00e9ralement trois niveaux de priorit\u00e9 : \u00e9lev\u00e9e, normale et faible. Le but de la priorit\u00e9 \u00ab\u00a0\u00e9lev\u00e9e\u00a0\u00bb est d’indiquer \u00e0 l’autre partie que l’information transmise ou la mesure \u00e0 prendre est urgente ou de la plus haute importance. Il va sans dire qu’il ne faut pas abuser de cette fonction aupr\u00e8s de vos interlocuteurs, sinon les courriels urgents ne seront plus pris au s\u00e9rieux. Le niveau moyen correspond, comme son nom l’indique, \u00e0 un courriel standard. Quant \u00e0 la priorit\u00e9 \u00ab\u00a0faible\u00a0\u00bb, elle est rarement utilis\u00e9e, mais elle convient bien \u00e0 l’envoi de bulletins d’information, par exemple.<\/p>\n

Elle commence par la date et l’heure (g\u00e9n\u00e9r\u00e9es par le syst\u00e8me) et l’objet (champ d\u00e9di\u00e9), puis par des salutations appropri\u00e9es dans le corps du courrier.
\nEn ce qui concerne le contenu \u00e0 transmettre, certaines r\u00e8gles de r\u00e9daction doivent \u00eatre respect\u00e9es. La r\u00e8gle la plus importante consiste \u00e0 adapter le contenu du message en fonction du contexte et du correspondant. Une autre r\u00e8gle importante est l’importance de se pr\u00e9senter si l’interlocuteur est une personne que l’on ne conna\u00eet pas. Il est int\u00e9ressant de consid\u00e9rer le corps du courrier comme une pyramide invers\u00e9e.
\nConcr\u00e8tement, dans un plan en pyramide invers\u00e9e, vous commencez votre texte par l’information principale du message, g\u00e9n\u00e9ralement tir\u00e9e de l’objet du courrier \u00e9lectronique (voir ci-dessus, 3\u00e8me paragraphe).
\nLes autres informations apparaissent ensuite par ordre d’importance d\u00e9croissante, pour la simple raison que la premi\u00e8re partie du courrier est plus lue que la suivante.
\nEn ce qui concerne la r\u00e9daction, le principe \u00e0 suivre est d’un paragraphe par id\u00e9e secondaire, id\u00e9alement avec un maximum de quatre paragraphes (trois ou quatre lignes chacun). Il est \u00e9galement conseill\u00e9 de faire des phrases courtes et de s’assurer que le langage utilis\u00e9 est courant (\u00e0 quelques exceptions pr\u00e8s) et professionnel.
\nComme une lettre classique, un courriel doit toujours se terminer par une formule de politesse suivie d’une signature. Ici aussi, la formule de politesse d\u00e9pendra de la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur. En ce qui concerne la signature, privil\u00e9giez un bloc identique portant l’identit\u00e9 visuelle de l’entreprise pour tous les employ\u00e9s, qui contiendra au moins le pr\u00e9nom, le nom, la fonction, l’adresse professionnelle et le num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone de la personne concern\u00e9e.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_raw_html]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[\/vc_raw_html][\/vc_column][\/vc_row][\/vc_section]<\/p>\n<\/section>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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