{"id":8352,"date":"2019-06-18T11:47:29","date_gmt":"2019-06-18T09:47:29","guid":{"rendered":"https:\/\/done.lu\/the-digital-company-email-a-delicate-science\/"},"modified":"2021-03-23T15:22:50","modified_gmt":"2021-03-23T14:22:50","slug":"the-digital-company-e-mail-eine-heikle-wissenschaft","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/done.lu\/de\/the-digital-company-e-mail-eine-heikle-wissenschaft\/","title":{"rendered":"„The Digital Company“: E-mail, eine heikle Wissenschaft."},"content":{"rendered":"

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„The Digital Company<\/span>„: E-mail, eine heikle Wissenschaft.<\/h1>\n

[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]„The Digital Company“, unter diesem bewusst trendigen und trendigen Namen, der auf Franz\u00f6sisch mit „l’entreprise num\u00e9rique“ \u00fcbersetzt werden k\u00f6nnte, m\u00f6chte DONE eine Reihe von Artikeln ver\u00f6ffentlichen, die sich auf die B2B-Beratung zu digitalen Tools am Arbeitsplatz konzentrieren, die immer noch zu oft nicht optimal genutzt werden. In diesem Artikel, dem ersten Teil der Saga, werden wir die besten Praktiken bei der Konfiguration von Postf\u00e4chern und dem Senden von E-Mails \u00fcberpr\u00fcfen und die (vielen) zu vermeidenden Fallstricke auflisten.<\/strong><\/p>\n

Die Probleme im Zusammenhang mit E-Mails sind vielf\u00e4ltig. Zuerst einmal ist es wichtig, einen passenden Namen f\u00fcr Ihre gesch\u00e4ftliche E-Mail-Adresse zu finden. Tats\u00e4chlich verwenden noch zu viele Menschen E-Mail-Adressen, die sicherlich bunt (“ Sweetmouse66@… „, “ Immoking@… „), aber unprofessionell sind, was nicht nur sch\u00e4dliche Folgen f\u00fcr die Glaubw\u00fcrdigkeit haben kann, sondern von den Gespr\u00e4chspartnern auch als Spam betrachtet werden kann. Gleichzeitig verwenden zu viele Menschen verschiedene E-Mail-Konten f\u00fcr denselben Gespr\u00e4chspartner oder dasselbe Problem. Dies ist f\u00fcr die Gespr\u00e4chspartner, die nicht mehr wissen, an welche Adresse sie antworten sollen, sehr verwirrend und m\u00f6glicherweise sogar Zweifel an der Authentizit\u00e4t des Absenders haben. Daher ist es f\u00fcr jedes Unternehmen ratsam, f\u00fcr alle seine Mitarbeiter das gleiche Standard-E-Mail-Format (z. B. pr\u00e9nom.nom@soci\u00e9t\u00e9.pays) zu verwenden. Das Gleiche gilt f\u00fcr die Domain, wo es wichtig ist, Verbraucherl\u00f6sungen wie Hotmail, Yahoo oder Google Mail zu vermeiden, um nur einige zu nennen. Eine Hotmail-, Yahoo- oder Google Mail-Erweiterung in Ihrer E-Mail-Adresse als Unternehmer entfernt auch die Glaubw\u00fcrdigkeit. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass einige Webmail-Unternehmen f\u00fcr Privatanwender qualitativ hochwertige Gesch\u00e4ftsl\u00f6sungen wie z.B. Google Mail anbieten.<\/p>\n

Was die Frage der Wahl des zu verwendenden E-Mail-Postfachs betrifft, so ist es entscheidend. Tats\u00e4chlich ist es unerl\u00e4sslich, die E-Mail-Kommunikation im Zusammenhang mit beruflichen Aktivit\u00e4ten von pers\u00f6nlichen Aktivit\u00e4ten zu trennen. Mit anderen Worten, es wird dringend davon abgeraten, Ihren pers\u00f6nlichen E-Mail-Eingang f\u00fcr gesch\u00e4ftliche Zwecke zu verwenden. Die j\u00fcngsten R\u00fcckschl\u00e4ge von Hilary Clinton in dieser Hinsicht, die ihr pers\u00f6nliches E-Mail-Konto im Rahmen ihrer Aufgaben als Chef der amerikanischen Diplomatie genutzt hat, sind sicherlich das beste Beispiel. Da die verschiedenen E-Mail-Konten heutzutage sehr oft innerhalb derselben Schnittstelle verwaltet werden, ist es immer notwendig, sehr wachsam zu bleiben.<\/p>\n

Wenn diese \u00dcberlegungen ber\u00fccksichtigt sind, kommen wir zum Kern der Sache, zum Textk\u00f6rper der E-Mail. Hier sind eine ganze Reihe von Fragen, die den Betreff der E-Mail, den Grad der Priorit\u00e4t oder sogar das Layout betreffen, die wir alle \u00fcberpr\u00fcfen werden.<\/p>\n

In Bezug auf den Betreff der E-Mail ist es wichtig, nicht nur die Anfragen zu ber\u00fccksichtigen, die Sie stellen m\u00f6chten, sondern auch die Ihres Gespr\u00e4chspartners. Der „Betreff“ soll die wichtigen Punkte des Inhalts der E-Mail hervorheben und damit die Neugierde des Empf\u00e4ngers wecken. Mit anderen Worten, der „Betreff“ muss die Art der Mail einfach, kurz (weniger als zehn W\u00f6rter) und direkt beschreiben und darf nicht im Widerspruch zum Inhalt stehen. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen E-Mails ohne Objekt oder mit immer identischen Objekten unerschwinglich sein und leicht in den Papierkorb des Empf\u00e4ngers gelangen. Solange der Austausch zwischen den Empf\u00e4ngern gleich bleibt, ist es wichtig, in der betreffenden E-Mail zu antworten und keine neue E-Mail zu schreiben, damit alle Informationen leicht an einem Ort gespeichert und somit leicht zu finden oder an Dritte zu senden sind. Dar\u00fcber hinaus ist es auf der Ebene der E-Mail-Adresszeile notwendig, bei der Verwendung der drei verf\u00fcgbaren Felder („A“, „CC“ und „CCI“) nicht streng zu sein. Die Adressen in den Feldern „A“ sind f\u00fcr alle Empf\u00e4nger sichtbar. Wenn es notwendig ist, eine gro\u00dfe Anzahl von Empf\u00e4ngern in dieses Feld einzubeziehen, ist es besser, eine Gruppe, also eine „Mailingliste“, zu erstellen, um durch die Synchronisation Zeit auf Smartphones zu sparen und niemanden zu vergessen, wenn Sie das n\u00e4chste Mal gruppierte E-Mails des gleichen Typs versenden. Das Feld „CC“ f\u00fcr „Carbon Copy“ erm\u00f6glicht es Ihnen, zwischen Haupt- und Nebenempf\u00e4nger zu unterscheiden. Es ist \u00fcblich, diejenigen als Nebenempf\u00e4nger zu betrachten, von denen wir keine Antwort erwarten, die wir aber auf dem Laufenden halten m\u00f6chten. Durch die Verwendung des Feldes „CC“ werden somit endlose Antwortketten vermieden, die sich in einer Mailbox ansammeln k\u00f6nnen. Schlie\u00dflich zielt das Feld „CCI“ f\u00fcr „Invisible Carbon Copy“ darauf ab, eine Person ohne Wissen der anderen Empf\u00e4nger in den E-Mail-Austausch zu integrieren oder deren Anonymit\u00e4t zu sch\u00fctzen.<\/p>\n

Die Verwaltung von E-Mail-Priorit\u00e4ten ist ganz einfach. Es gibt im Allgemeinen drei Priorit\u00e4tsstufen: hoch, normal und niedrig. Der Zweck der „hohen“ Priorit\u00e4t besteht darin, der anderen Partei mitzuteilen, dass die \u00fcbermittelten Informationen oder die zu ergreifenden Ma\u00dfnahmen dringend oder von gr\u00f6\u00dfter Bedeutung sind. Diese Funktion sollte nat\u00fcrlich nicht mit Ihren Gespr\u00e4chspartnern missbraucht werden, sonst werden dringende E-Mails nicht mehr ernst genommen. Die durchschnittliche Stufe entspricht, wie der Name schon sagt, einer Standard-E-Mail. Die „niedrige“ Priorit\u00e4t wird selten verwendet, eignet sich aber z.B. gut f\u00fcr den Versand von Newslettern.<\/p>\n

Das Layout einer E-Mail ist identisch mit dem eines klassischen Briefes. Sie beginnt mit Datum und Uhrzeit (vom System generiert) und dem Objekt (dediziertes Feld), dann mit entsprechenden Ansagen im Mailtext. Hinsichtlich des zu vermittelnden Inhalts sind bestimmte Gestaltungsregeln zu beachten. Die wichtigste Regel ist, den Inhalt der Nachricht an den Kontext und den Korrespondenten anzupassen. Eine weitere wichtige Regel ist die Wichtigkeit, sich vorzustellen, wenn die Person, mit der man spricht, jemand ist, den man nicht kennt. Es ist interessant, den K\u00f6rper der Post als eine umgekehrte Pyramide zu betrachten. Konkret beginnen Sie Ihren Text in einem umgekehrten Pyramidenplan mit den wichtigsten Informationen der Nachricht, die in der Regel aus dem Betreff der E-Mail stammen (siehe oben, Absatz 3).<\/p>\n

Die anderen Informationen erscheinen dann in abnehmender Reihenfolge, aus dem einfachen Grund, dass der erste Teil der Mail mehr gelesen wird als der folgende. Was die Formulierung betrifft, so ist das Prinzip ein Absatz pro sekund\u00e4rer Idee, idealerweise mit maximal vier Abs\u00e4tzen (je drei oder vier Zeilen). Es ist auch eine gute Idee, die S\u00e4tze kurz zu halten und sicherzustellen, dass die verwendete Sprache allgemein (mit einigen Ausnahmen) und professionell ist. Wie ein klassischer Brief muss eine E-Mail immer mit einer h\u00f6flichen Formel und einer Unterschrift abgeschlossen werden. Auch hier h\u00e4ngt die h\u00f6fliche Formel von der Beziehung ab, die Sie zu Ihrem Gespr\u00e4chspartner haben. Was die Unterschrift betrifft, so ist f\u00fcr alle Mitarbeiter ein identischer Block mit der Firmenidentit\u00e4t zu bevorzugen, der mindestens Vorname, Nachname, Position, Berufsadresse und Telefonnummer der betreffenden Person enth\u00e4lt.
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